2.3 Úřední úkony
prof. JUDr. Richard Pomahač, CSc.
Správní řád obsahuje v druhé hlavě části věnované obecným ustanovením o správním řízení několik pravidel správní činnosti, které jsou systematicky předřazeny ostatním ustanovením. Jde o ustanovení o úkonech a o osobách činných ve správním řízení. Správní úkony lze v tomto kontextu označovat jako úřední úkony.
Správní řád jako zákon upravující postup správních orgánů používá pojem úkon často. Je tak označována jednotlivá součást správní činnosti. Je však důležité si uvědomit, že se správní řád nevztahuje na právní jednání správních orgánů, tedy na úkony soukromoprávní povahy.
Úkony upravené v části věnované obecným ustanovením o správním řízení nemusejí vždy směřovat ke vzniku, změně nebo zániku subjektivních práv a povinností v hmotněprávním smyslu, což vyjadřuje i nadpis třetího dílu příslušné hlavy správního řádu ve slovech "vedení řízení". Upravené správní úkony směřují často na první pohled k uplatnění procesních práv, ke splnění procesních povinností nebo k jiným procesním následkům. Pro posuzování právního významu takovýchto úkonů je určující kvalita jejich projevu, zejména určitost a srozumitelnost.
Správní řád především stanoví, že jednotlivé úkony v řízení se činí písemně, pokud zákon nestanoví jinak nebo pokud to nevylučuje povaha věci. Jednotlivé sdělení v průběhu řízení lze vůči přítomnému účastníkovi řízení učinit ústně, pokud ten na písemné formě netrvá.
Právě s ohledem na určitost a srozumitelnost se tedy úkony ve správním řízení zachycují v písemné podobě a obsah úkonů prováděných jinou než písemnou formou se poznamená do spisu, nestanoví-li zákon jinak. Není-li třeba provést žádný úkon, který by si vyžadoval jinou než písemnou formou, není nutno ústně jednat.
Vzhledem k tomu, že Česká republika nepřijala obecnou úpravu úředního jazyka, obsahuje správní řád i jazyková ustanovení.
Ve správním řízení se jedná a písemnosti se vyhotovují v českém jazyce. Účastníci řízení však mohou jednat a písemnosti mohou být předkládány i v jazyce slovenském.
Písemnosti vyhotovené v jiných jazycích musejí účastníci řízení předkládat v originálním znění a současně v úředně ověřeném překladu do jazyka českého, pokud správní orgán nesdělí účastníkovi řízení, že takový překlad nevyžaduje. Takové prohlášení může správní orgán učinit na své úřední desce i pro neurčitý počet řízení v budoucnu.
Občan České republiky příslušející k národnostní menšině, která tradičně a dlouhodobě žije na území České republiky, má před správním orgánem právo činit podání a jednat v jazyce své národnostní menšiny.
V době tvorby správního řádu se vycházelo z toho, že na území České republiky tradičně a dlouhodobě vedle Slováků žijí příslušníci bulharské, chorvatské, maďarské, německé, polské, romské, rusínské, ruské, řecké a ukrajinské menšiny. Je však zřejmé, že tento stav může procházet dalším vývojem.
Nemá-li správní orgán úřední osobu znalou jazyka národnostní menšiny, obstará si tento občan tlumočníka zapsaného v seznamu tlumočníků. Náklady tlumočení a náklady na pořízení překladu v tomto případě nese správní orgán.
Každý, kdo prohlásí, že neovládá jazyk, jímž se vede jednání, má právo na tlumočníka. V řízení o žádosti si žadatel, který není občanem České republiky, obstará tlumočníka na své náklady sám, nestanoví-li zákon jinak. Poradní sbor ministra vnitra ke správnímu řádu řešil v této souvislosti otázku, jakým způsobem má správní orgán ustanovit tlumočníka v řízeních z moci úřední. Zvláště v řízení o správním deliktu správní orgán nemůže realizaci práva na tlumočníka ponechat výlučně na tom, kdo tlumočníka potřebuje. Správní orgán je povinen v případech, kdy má být realizováno ústavní právo na pomoc tlumočníka, zajistit tlumočníka a uhradit vzniklé náklady.
Neslyšícím uživatelům českého znakového jazyka správní orgán ustanoví tlumočníka českého znakového jazyka podle zvláštního zákona. Neslyšící osobě preferující český jazyk ustanoví prostředníka, který je schopen se s ní dorozumět pomocí komunikačních systémů vycházejících z českého jazyka dle její vlastní volby. Osobě hluchoslepé je ustanoven prostředník, který je schopen se s ní dorozumět pomocí komunikačních systémů neslyšících a hluchoslepých osob dle její vlastní volby. Prostředník je ustanovován za stejných podmínek, za jakých je ustanovován tlumočník českého znakového jazyka.
Správní orgán je povinen s dostatečným předstihem uvědomit dotčené osoby o úkonu, který učiní. Je-li to potřebné k hájení práv jednotlivců a neohrozí-li to účel úkonu, je správní orgán povinen umožnit dotčeným osobám uplatňovat jejich práva a oprávněné zájmy. Tento obecný požadavek se do správního řízení promítá i tím, že správní úkony musejí být řádně evidovány.
Vzhledem k tomu, že převažuje písemná forma úředních úkonů, patří mezi výchozí ustanovení ta, která se týkají vedení správního spisu a protokolace. Ustanovení o spisu a protokolu jsou v právní úpravě již dlouhou dobu ustálené a změny jsou spojovány spíše s technologickým pokrokem než s měnící se povahou správní činnosti.
Spisy (neboli starším výrazem "acta") jsou ve smyslu správního práva úplné soubory dokumentů týkající se jednotlivých úředních věcí.
Již od počátku úřadování v písemné formě bylo dbáno na to, aby spis týkající se určité věci obsáhl pokud možno všechny relevantní dokumenty. V dobách "papírové správy" bylo dbáno na fyzické spojení dokumentů a na kontrolu toho, jak je ve spisu s dokumenty nakládáno. Pro "elektronickou správu" je charakteristické spojení ve spisech pomocí tzv. metadat.
Úřady jsou povinny pracovat s dokumenty v souladu s pravidly spisové služby v místě k tomu určeném. V současné době musejí být úřady schopny pracovat jak s analogovými, tak i s digitálními dokumenty, ověřit jejich náležitosti a zavést je do systému spisové služby.
Správní řád stanoví, že spis se zakládá v každé věci, tedy v každém správním řízení. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci.
Přílohou, která je součástí spisu, jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy. Ve spisu týkajícím se správního řízení je obvyklé, že k úvodnímu dokumentu se založí sběrný arch.
Správní spis je uchováván na úřadě, který vede řízení. V některých případech – jako například v odvolacím řízení nebo při soudním přezkumu – musí být spis postoupen, anebo je spis dožádán jiným správním orgánem. Zasílají-li se v těchto případech spisy v poštovní zásilce, musí odesílající správní orgán zvolit takovou poštovní službu, která zahrnuje stvrzení podání a dodání poštovní zásilky.
Některé správní orgány nemají zákonnou povinnost vykonávat spisovou službu. I tyto správní orgány však jsou povinny založit ve správním řízení spis, který pokrývá celou dobu vedení řízení. Takovýto spis lze předat po právní moci rozhodnutí orgánu, který spisovou službu vykonává.
Nemůže-li správní orgán v rozporu se spisovým pořádkem prokázat, že spis nebyl doplňován o další podklady, k nimž nebylo účastníkovi umožněno se vyjádřit, jde tato skutečnost k tíži správního orgánu.
V zásadě platí pravidlo, že pro jedno správní řízení se vede jediný spis, který obsahuje všechny dokumenty, které má úřad v dané věci k dispozici. Do spisu se tak zařazují i podklady významné pro zahájení správního řízení, tedy dokumenty vypracované či získané před zahájením řízení a mající přímý vztah k dané věci. Při vedení spisu nelze rozlišovat mezi podklady, z nichž vychází rozhodnutí, a podklady ostatními ani dovozovat, že pouze podklady rozhodnutí musejí být součástí správního spisu.
Nicméně z důvodu ochrany utajovaných informací a z důvodu ochrany jiných informací, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti, se v případech stanovených zákonem část písemností nebo záznamů uchovává odděleně mimo spis. Odděleně mimo spis se uchovávají písemnosti nebo záznamy obsahující utajované informace, které byly správnímu orgánu poskytnuty Policií České…
